Hilfsnavigation

Luftbild Südstrand

Ausschreibung von Kopier- und Drucksystemen

Die Stadt Fehmarn beabsichtigt, einen Miet- und Wartungsvertrag über 22 digitale Kopier- und Drucksysteme inklusive durchschnittlich 170.500 Kopien  bzw. Drucke (davon 15.000 farbig) und 30 Meter Großflächenkopien bzw. Drucke monatlich über einen Gesamtzeitraum von 60 Monaten abzuschließen. Die Standorte der Kopier- und Drucksysteme befinden sich in den drei Verwaltungsgebäuden der Stadtverwaltung in Burg auf Fehmarn (Rathaus- Am Markt 1, Verwaltungsgebäude Ohrtstraße 22 sowie Verwaltungsgebäude Bahnhofstraße 5, 23769 Fehmarn), der Inselschule in Burg auf Fehmarn, der Grundschule im Ortsteil Landkirchen, der Grundschule im Ortsteil Petersdorf, der Grundschule in Burg auf Fehmarn und der Bücherei in Burg auf Fehmarn.

ACHTUNG geänderte Vergabeunterlagen am 14.03.2014 um 09:06 Uhr online gestellt.

Änderungen sind:
- auf Seite 4 des Leistungsverzeichnisses Gerät mit der lfd.Nr. 3 Standort C - Authentifizierung


ACHTUNG geänderte Vergabeunterlagen am 12.03.2014 um 15:33 Uhr online gestellt.

Änderungen sind:
- zusätzliche Angabe der zu erwartenen monatlichen Farbseiten für den Poolvertrag (15.000)
- auf Seite 8 des Leistungsverzeichnisses Gerät mit der lfd.Nr. 7 Standort G - Papiergewichte
- auf Seite 15 des Leistungsverzeichnisses Gerät mit der lfd.Nr. 17 Standort N - Papiergewichte
- auf Seite 18 des Leistungsverzeichnisses Gerät mit der lfd.Nr. 17 Standort Q - Papiergewichte
- auf Seite 12 des Leistungsverzeichnisses Gerät mit der lfd.Nr. 11 Standort K - Festplattengröße

Die Vergabeunterlagen erhalten Sie hier:
Ausschreibung Kopier- und Drucksysteme

Bieteranfragen und Antworten

Wie stellt sich das Verhältnis/ Volumen von S/W -und Farbseiten für die einzelnen Maschinen für den Vertrag dar?

Standort A: ca. 3.500 s/w, 3.500 Farbe

Standort B: ca. 6.500 s/w, 2.500 Farbe

Standort F: ca. 5.000 s/w, 1.000 Farbe

Standort I: ca. 14.000 s/w, 2.000 Farbe

Standort P: war bisher nur s/w – Gerät, schätzungsweise 2.500 s/w, 2.000 Farbe

Mithin werden von der Gesamtkopien- Anzahl in Höhe von 170.500 Seiten/ Monat, 15.000 Farbseiten vertraglich zugrunde gelegt werden.


Anlage 1 , besondere Hinweise:  „Sämtliche Geräte im Leistungsverzeichnis sind als Neugeräte vom gleichen Hersteller anzubieten. Eine Zusammenstellung von Geräten verschiedener Hersteller innerhalb des Poolvertrages ist nicht gewünscht.“ Aber auch nicht verboten? Wenn doch, würde es die Ausschreibung auf max. 2 Hersteller beschränken.

Es ist erwünscht, die Anzahl der verschiedenen Hersteller möglichst gering zu halten. Sollte es aus dem einen oder anderem Grunde nicht möglich sein, so ist für ein besonderes Gerät (z.B. Großflächenkopierer) eine Ausnahme möglich. Eine geringe Anzahl verschiedener Hersteller macht sich jedoch bei der Vergabebeurteilung positiv bemerkbar.

 
Für einige Systeme ist eine Authentifizierung über Bosch Chipsysteme gefragt. Hier benötige ich eine genaue Beschreibung des Typs bzw. Bezeichnung des Verfahrens um ein Angebot erstellen zu können.

Bezüglich der BOSCH- Transponder handelt es sich um den Schlüsselanhänger „Hitag1“.

 
Leistungsbeschreibung Seite 8, lfdnr. 7; Seite 11 ,lfd.Nr 10; Seite 13, lfd.Nr 12; Seite 15, lfd.NR 14; Seite 16, lfd Nr 15, Seite 21,lfd. Nr 20; Seite 23,lfd 22

-       Hier sind A3 Systeme gefordert. Meine Frage ist, ob die Systeme als Tischgeräte betrieben werden sollen oder als Standgeräte? Sollten die Systeme als Standgeräte genutzt werden, müssen Unterschränke für eine ergonomische Arbeitshöhe einkalkuliert werden. Wenn nicht, beschränkt die Anforderung Papierverarbeitung - 200 g/m auf max. 2 Hersteller.

Sämtliche Geräte sollen als Standgeräte betrieben werden. Vorstellbar ist lediglich das Gerät, mit dem Standort G, als Tischgerät zu betreiben.

 
Auf Seite 12 Nr. 11 der Leistungsbeschreibung fehlt die Volumenangabe als Bestandteil der Gesamtkalkulation vollständig. Wir würden Sie bitten diese nachzureichen.

Das Gerät Nr. 11, Standort K hat ein durchschnittliches Monatsvolumen in Höhe von 8.000 Seiten.

 
In der Anlage 3 Seite 2 Punkt Wartung, fordern Sie die Kürzung der Rechnung entsprechend der Ausfallzeiten. Wir würden Sie bitten diesen Punkt gemäß der aktuellen Rechtsprechung anzupassen. Eine Ausgleichzahlung/ Pönale kann lediglich auf den nachweislich entgangenen Gewinn angerechnet werden, sofern dieser Ausfall nicht durch andere Systeme kompensiert werden konnte. Alle von Ihnen geforderten Systeme sind netzwerkfähige Systeme, aus diesem Grund ist eine ausreichende Redundanz geschaffen.

Der aus der Vergabe resultierende Vertrag wird selbstverständlich der aktuellen Rechtsprechung entsprechen. Entsprechende Anpassungen werden dann eingearbeitet.

 
Bitte erläutern Sie die Authentifizierung per BOSCH Chip näher. Werden diese Transponder heute bereits eingesetzt oder müssen die im Rahmen der Leistungsvergabe durch den Bieter bereitgestellt werden. Bitte stellen Sie hierzu die Beschreibung der technischen Gegebenheiten zur Verfügung.

Bezüglich der BOSCH- Transponder handelt es sich um den Schlüsselanhänger „Hitag1“. Diese Transponder werden in der Verwaltung auch für die Zeiterfassung genutzt und sind bereits vorhanden.


Thema Authentifizierung mit Bosch Chip

Frage: Verstehen wir es richtig, dass mit der Bosch-Chip-Authentifizierung ausschließlich die Kopiererfunktionen freigeschaltet werden sollen?

Die BOSCH- Authentifizierung soll das Gerät einfach nur für die vorgesehene Benutzung freischalten und eine Freigabe, wie z.B. durch Eingabe einer PIN, ersetzen. 

 
Thema Allgemeines

Frage: Ist es so gemeint, dass der Ausschreiber jedwede Anbindung der Systeme im Netz der Stadt Fehmarn inklusive aller zum Lieferumfang gehörigen Softwarelösungen selbst vornimmt und dafür notwendige Dienstleistungskosten des Anbieters dadurch nicht in die Angebotskalkulation einfließen müssen?

 Ja.       

Thema Anbindung an Verzeichnisdienste

Frage: Ist es richtig, dass es zur Zeit noch keine konkreten Pläne zum Thema gibt, die Systeme an ein LDAP anzubinden, sondern nur die generelle Möglichkeit gefordert wird?

Ja. Vorerst ist lediglich vorgesehen, dass die Benutzer einen Scan zu dem eigenen oder einen Ordner eines Mitarbeiters senden können.

 
Thema Versicherung

Frage: Welchen Umfang soll die von Ihnen ausgeschriebene Versicherung beinhalten?

Die Versicherung gegen Einbruchdiebstahl, Vandalismus und Untergang durch höhere Gewalt wird durch den Ausschreiber gestellt und wird aus den Ausschreibungsunterlagen, Anlage 3: Besondere Vertragsbedingungen, Ziff. 2 ersatzlos gestrichen.

 
Welches System verbirgt sich hinter der BOSCH-Chips (Magstripe / Mifare / Legic / HID / Hitag etc.)?

Bezüglich der BOSCH- Transponder handelt es sich um den Schlüsselanhänger „Hitag1“.

 
In der Regel werden Großformatsysteme exklusiv Toner angeboten. Soll hier nur ein Wartungsvertrag exkl. Verbrauchsmaterialien inkl. der mtl. 30m angeboten werden? Wie soll  das Angebot hier gestaltet werden?

Das Angebot soll eine Verbrauchsmenge für 30m der verschiedenen Papierrollen im Mix beinhalten. Es werden überwiegend Planzeichnungen (Flächennutzungspläne, Bauleitpläne) über dieses Gerät gedruckt.

 
Die Angaben des mtl. Volumens, der Ausgabegeschwindigkeit der einzelnen Systeme, sowie das gewünschte Ausgabeformat stehen bei einigen Positionen in einem ungünstigen Verhältnis:        

Nr. 4:        500 Seiten / 25 ppm / DIN A3
Das Format DIN A3 wird in diesem Einsatzbereich benötigt.

Nr. 5:    7.500 Seiten / 16 ppm / DIN A4
Das Gerät wird an seinem Standort regelmäßig benutzt.
Auf eine hohe Kopiergeschwindigkeit kommt es hier nicht an. DIN A3 – Format ist hier nicht notwendig.

Nr. 7:       500 Seiten /        ?        / DIN A3  
Das Gerät muss keine hohe Kopiergeschwindigkeit aufweisen. Es ist jedoch aufgrund des Einsatzgebietes notwendig, auch DIN A3 kopieren zu können

Nr. 8:     3.500 Seiten / 40 ppm / DIN A3
Diese Geschwindigkeit ist an diesem Einsatzort gefordert.

Nr. 10:      500 Seiten / 20 ppm / DIN A3
Als einziges Gerät an diesem Standort ist das Format DIN A3 notwendig.

Nr. 11:  8.000 Seiten / 25 ppm / DIN A3
25 Seiten / min. ist die geforderte Mindestgeschwindigkeit an diesem Standort.

Nr. 22:      500 Seiten / 20 ppm / DIN A3
Das Format ist an diesem Standort gefordert.

Bei Nr. 12 ist für ein 20-Seiten System eine Papiergrammatur von 250 g/m² gefordert. Dies ist in diesem Leistungssegment eher ungewöhnlich.

Um einen breiteren Wettbewerb zu ermöglichen, bitten wir hier um eine Änderung auf max. 215 g/m².

Die Papiergrammatur wurde auf 80- 200g/m² angeglichen.

 

Anlage 2

Faxfunktionalität

Entgegen Ihrer Beschreibung, dass für alle Standorte optional die Faxfunktionalität angefragt wird geht dieses gemäß der Leistungsbeschreibung nur für folgende Standorte hervor:

Nr.

Standort

1

A

5

E

8

H

14

N

20

T

Welche Aussage ist jetzt zutreffend? Gleichzeitig ist die Faxfunktion bei den oben genannten Standorte nicht optional beschrieben sondern als Grundvoraussetzung. Bitte konkretisieren Sie diesen Punkt eindeutig? Beschreiben Sie bitte, wie bei einem analogen Faxanschluss der Datenschutz gewährleistet werden soll?

An den vorgenannten Standorten ist gemäß LV der jeweiligen Geräte ein Faxanschluss zwingend notwendig. Falls im Laufe der Mietzeit die Erweiterung weiterer  Standorte um die Faxfunktionalität ergibt, sollte diese nachrüstbar sein. Des Weiteren wird um Angabe gebeten, ob aus datenschutzrechtlichen Gründen möglich ist, den Druck, ankommender, im Gerät gespeicherter Faxe erst durch die Authentifikation eines autorisierten Benutzers zuzulassen, da sich die Geräte teilweise an besucherzugänglichen Standorten befinden .

Punkt selbst löschender Speicher:

Ein selbst löschender Speicher bzw. eine DATA Security Einrichtung zum Überschreiben der auf der Festplatte gespeicherten Daten ist nur bei Systemen mit einer Festplatte erforderlich.

Für folgende Systeme fordern Sie keine Festplatte jedoch einen selbst löschenden Speicher.

 

Nr.

Standort

5

E

7

G

10

J

12

L

14

N

15

O

17

Q

20

T

22

V

Sollte sich aus technischen Gründen der Speicher ohnehin selbst löschen (RAM- Speicher), so entfällt eine zusätzliche Notwendigkeit zum Überschreiben der Daten auf dem Datenträger.

Kontakt

Herr Jörg Weber
Bürgermeister der Stadt Fehmarn
Burg auf Fehmarn
Am Markt 1
23769 Fehmarn

Telefon:  (04371)506-122
Fax:  (04371)506-147
j.weber@stadtfehmarn.de
Zimmer:  13
Kontaktformular
Seite zurücknach obenSeite drucken